Por que projetos de ERP fracassam? Será que o problema é o sistema?

Um sistema ERP pode entrar em produção dentro do prazo e ainda assim não entregar produtividade, integração, confiabilidade ou retorno sobre o investimento esperados.

E POR QUE ISSO ACONTECE?

Uma revisão de estudos sobre implantação de ERP identificou fatores críticos recorrentes em diferentes países, entre eles: suporte da alta gestão, gestão de projetos, alinhamento entre ERP e negócio, revisão de processos, gestão da mudança, comunicação, testes, dados e treinamento.

Uma pesquisa da Prosci com 1.618 profissionais envolvidos em projetos de ERP trouxe um dado muito relevante: os fatores humanos foram apontados como seis vezes mais importantes que os fatores técnicos para melhorar os resultados dos projetos. Isso, explica por que alguns projetos tecnicamente bem executados não conseguem gerar o resultado esperado.

O ERP NÃO É APENAS UM PROJETO DE TECNOLOGIA

Um dos primeiros erros é tratar a implantação como responsabilidade exclusiva da TI.

O sistema ERP impacta financeiro, fiscal, compras, vendas, estoque, RH, produção, logística e praticamente toda a operação. Por isso, a participação das áreas de negócio e o patrocínio da liderança são fundamentais.

Quando não existe clareza sobre o que a empresa pretende melhorar com o sistema ERP, o projeto pode acabar tendo como principal objetivo simplesmente "colocar o sistema no ar".

Mas esse não pode ser o indicador de sucesso.

O verdadeiro resultado está em melhorar processos, reduzir retrabalho, aumentar produtividade, reduzir custos a médio e longo prazo, melhorar a qualidade das informações e apoiar decisões estratégicas.

PROCESSOS RUINS TAMBÉM PODEM SER AUTOMATIZADOS

Outro risco é configurar o sistema ERP para reproduzir exatamente a forma como a empresa sempre trabalhou.

Antes de automatizar, é preciso questionar se realmente o processo precisa continuar existindo e se deve ser feito como atualmente.

Alinhar estratégia e processos antes da configuração é fundamental. Automatizar processos inadequados pode simplesmente fazer com que a ineficiência aconteça mais rápido.

Por isso, implantação do sistema ERP também é uma oportunidade para rever processos, eliminar etapas desnecessárias e definir o que realmente precisa ser customizado.

COLABORADORES NÃO ADOTAM AQUILO QUE NÃO ENTENDEM

Uma das maiores causas de problemas está na resistência à mudança, comunicação insuficiente e treinamento inadequado.

Não basta ensinar o usuário a operar uma nova tela. É necessário explicar o que mudou, por que mudou e como essa mudança impacta seu trabalho.

O treinamento inadequado é um dos fatores críticos para o fracasso da implantação de um sistema ERP e para a baixa adesão do uso pelo colaborador.

A pesquisa da Prosci reforça essa perspectiva: as organizações analisadas destinam, em média, 92% do orçamento do ERP às atividades técnicas e apenas 8% à gestão da mudança, apesar da relevância dos fatores humanos para os resultados.

DADOS E INTEGRAÇÕES PODEM COMPROMETER TODO O PROJETO

Não adianta ter um sistema ERP bem configurado se os dados que o alimentam estão inconsistentes ou se as aplicações que precisam conversar com ele não estão integradas corretamente.

Cadastros duplicados, informações incorretas, falhas de migração e integrações mal planejadas podem comprometer processos que dependem do ERP.

Além disso, o projeto não pode terminar no go-live. É importante que haja constante monitoramento e sustentação das integrações, treinamento após a implantação e participação ativa dos usuários.

O PROJETO NÃO TERMINA NO GO-LIVE

O sistema está funcionando, mas a empresa ainda pode ter processos manuais, usuários subutilizando funcionalidades, integrações incompletas, parametrizações inadequadas ou oportunidades de melhoria que não foram aproveitadas.

Por isso, a fase pós-implantação precisa ser tratada como parte da estratégia e tem que fazer parte do projeto de implantação do sistema ERP, afinal, ele tem que evoluir junto com o negócio.

POR QUE PROJETOS DE ERP FRACASSAM?

Na maioria das vezes, o problema nasce da combinação de fatores:

. falta de atenção e comprometimento da alta direção;

. objetivos pouco claros;

. processos não revisados;

. dados inadequados;

. pouca adesão dos usuários;

. treinamento insuficiente;

. gestão de projeto deficiente

. integrações não validadas.

Ou seja, o sucesso de um projeto de implantação do ERP, não está em simplesmente colocar o sistema para funcionar. Está em fazer o sistema funcionar para o negócio. É por isso que uma implantação ou atualização de ERP deve ser encarada como um projeto de transformação, e não apenas de tecnologia.

Na TRIYO, acreditamos que o papel de uma consultoria especializada vai muito além da configuração do sistema. É entender o negócio, avaliar processos, identificar riscos, orientar decisões, envolver as áreas, validar integrações e garantir que o ERP seja capaz de acompanhar a evolução da empresa.