A Cardan Engenharia e Construção transformou a gestão de suas obras civis industriais e alcançou uma redução de 50% no tempo de fechamento de seus resultados ao implementar as soluções da TOTVS, maior empresa de tecnologia do Brasil. Cliente desde 2008, com a alta maturidade da operação e adoção do TOTVS Construção Obras e Projetos (TCOP), a empresa digitalizou o controle de sua produção, ganhando eficiência e rastreabilidade.
O acompanhamento mensal dos resultados das obras na Cardan era um desafio complexo. O processo era feito por meio de planilhas de Excel paralelas, complexas e não integradas, demandando uma janela de até 20 dias após o mês de referência para o fechamento dos indicadores de Instrução de Trabalho Gerencial (ITG). Esse modelo manual estava sujeito a erros, perdas de dados, retrabalho, inconsistências e despadronização nas formas de coletar informações entre as diferentes obras da companhia.
Para digitalizar a operação e ganhar eficiência, a Cardan estruturou um comitê interno junto à TOTVS para potencializar o uso do TCOP de acordo com a forte cultura de gestão de custos da empresa. O planejamento das obras é integrado nativamente ao controle e execução, permitindo consolidar todos os itens relevantes da produção no banco de dados, estabelecendo um comparativo ágil entre o que foi planejado e o realizado desde a fase de orçamentação.
Além do TCOP, o ecossistema tecnológico da empresa hoje abrange o ERP TOTVS Backoffice - Linha RM (com módulos de Gestão Contábil, Financeiro, Fiscal, Patrimonial, Estoque, Compras e Faturamento) e o TOTVS Construção Gestão de Imóveis, e ferramentas completas para a jornada do colaborador, como o TOTVS RH - Linha RM (incluindo processamento de Folha de Pagamento e o App Meu RH) e o TOTVS RH Ponto Eletrônico - Linha Ahgora.
Com o novo banco de dados integrado às áreas de orçamento, planejamento, suprimentos, recursos humanos e custos, uma nova linha do tempo operacional foi estabelecida: o fechamento do custo passou para o dia 1, os números de produção para o dia 5 e os indicadores de ITG para o dia 10. Essa automação reduziu o tempo de fechamento de 20 para 10 dias, liberando a equipe para análises mais estratégicas, além de eliminar a segregação manual de centros de custo.
O sistema passou a automatizar a conferência de notas fiscais, provisões e lançamentos, aumentando drasticamente a confiabilidade dos dados. Outro grande ganho foi o motor de predição da ferramenta, que agora atualiza todos
os índices e custos a cada duas horas, oferecendo tendências assertivas até o final de cada obra.
"O nosso desafio era grande e conhecido: o processo de acompanhamento de planejamento e custos era lento e extremamente manual. Para resolver isso, estruturamos um time com CARDAN e TOTVS, levantamos todo processo que era feito, discutimos a cultura de gestão de custos da CARDAN que sempre foi forte para não a perder e unificamos as rotinas de controle e análise em um fluxo integrado dentro do sistema TOTVS”, relata Sandro Diniz, superintendente e sponsor do projeto na Cardan.
Para Lucas Queiroz, engenheiro civil e coordenador do projeto na Cardan, a facilidade de alinhamento entre o controlador de custos e o planejador da obra foi essencial. "O sucesso dessa implantação se deu pela participação engajada de toda a empresa. Todos os níveis se envolveram e deram a importância necessária para que o resultado fosse obtido. Senti muito orgulho de ver que, na primeira reunião de ITG realizada mensalmente na Cardan, com o sistema já implantado, foi possível visualizar todos os dados de todas as obras em tempo real", destaca Lucas.
Com a visibilidade em tempo real sobre variações positivas e negativas nas obras, a companhia agora atua no desafio de mudar a forma como a diretoria e os gestores enxergam esses dados ágeis. O objetivo é tratar o acompanhamento da linha de base de custos como uma dinâmica rápida de análise e correção de rotas para garantir o melhor resultado. No futuro, a Cardan planeja usar as informações consolidadas no sistema para retroalimentar de forma cada vez mais confiável os seus novos orçamentos.
"Reduzir o tempo de fechamento de custos pela metade em obras complexas é um marco. O TCOP foi desenvolvido justamente para conectar o canteiro ao backoffice em tempo real, eliminando gargalos manuais. Ver a operação da Cardan se tornar mais ágil e rentável com a nossa tecnologia reforça o compromisso da TOTVS em impulsionar o setor da construção", destaca Rafael Pinheiro, diretor de produtos para Construção da TOTVS.
Para saber mais sobre o portfólio de soluções da TOTVS para o setor de Construção, acesse o site.