Daniela Álvarez de Lugo, Gerente General para la Región Norte de América Latina en Kaspersky, Foto: cortesía. Portal ERP Colombia.
Hay algo que rara vez haría una empresa: permitir que cada empleado se lleve a su casa carpetas con contratos, bases de datos o documentos estratégicos para guardarlos donde le parezca más cómodo. Sin embargo, en el mundo digital eso ocurre todos los días. Archivos de trabajo terminan almacenados en cuentas personales de nube, como si el escritorio de la oficina se extendiera al Drive o Dropbox privado de cada trabajador, sin que la organización tenga visibilidad real sobre dónde están sus datos.
El fenómeno no es menor. Un estudio de Kaspersky revela que 57% de los colombianos utiliza cuentas personales para almacenar en la nube archivos relacionados con su trabajo, y 41% admite que no sabe que estos servicios deben protegerse o cree que no es necesario hacerlo.
El problema no está en la nube en sí misma; el almacenamiento en la nube se ha convertido en una pieza clave para la productividad empresarial, especialmente en organizaciones que dependen de plataformas de gestión, software empresarial o sistemas ERP para centralizar procesos y datos El riesgo aparece cuando esos datos comienzan a almacenarse fuera del entorno controlado por la organización.
Cuando archivos de trabajo se guardan en cuentas personales, la empresa pierde visibilidad sobre dónde se encuentran sus datos, quién puede acceder a ellos o cómo se están compartiendo. La información deja de estar dentro del perímetro de control de la organización.
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Esta práctica aumenta la probabilidad de filtraciones de información, accesos no autorizados o pérdida de datos críticos para la operación. También puede afectar el cumplimiento de normativas de privacidad y protección de datos, especialmente cuando la información incluye datos de clientes, proveedores o procesos internos de la empresa.
Lo paradójico es que, en muchos casos, los empleados no lo hacen por descuido, sino por practicidad. El mismo estudio muestra que 62% de los colombianos utiliza la nube para liberar espacio en sus dispositivos, 27% para compartir archivos y 68% como mecanismo de respaldo.
Este fenómeno forma parte de lo que en ciberseguridad se conoce como Shadow IT, es decir, el uso de aplicaciones o servicios tecnológicos que no han sido autorizados por el departamento de TI, pero que los empleados adoptan para facilitar su trabajo.
Para las empresas, el desafío no consiste únicamente en restringir estas prácticas, sino en abordarlas desde una perspectiva de gestión y cultura organizacional. Si las personas recurren a herramientas externas es, muchas veces, porque no existen políticas claras o porque las soluciones internas no se comunican adecuadamente.
Por eso, el primer paso es establecer lineamientos claros sobre dónde debe almacenarse la información corporativa y qué plataformas están autorizadas para hacerlo. La gestión de los datos no puede depender de decisiones individuales de cada empleado, sino de políticas organizacionales que definan qué servicios de nube pueden utilizarse para trabajo y bajo qué condiciones se comparten o almacenan los archivos.
En segundo lugar, las organizaciones deben recuperar visibilidad sobre la información que circula fuera de sus sistemas, mediante herramientas que permitan monitorear accesos, detectar transferencias inusuales de archivos o identificar el uso de aplicaciones no autorizadas.
Finalmente, es clave combinar tecnología con cultura organizacional. Implementar soluciones que protejan los dispositivos y los sistemas donde se gestionan los datos debe ir acompañado de programas de concientización para los colaboradores. Cuando los empleados comprenden por qué la información corporativa debe permanecer dentro de plataformas controladas por la empresa, es más probable que adopten prácticas responsables y eviten recurrir a servicios personales para manejar archivos de trabajo.
La nube seguirá siendo una herramienta central en la forma en que trabajan las empresas modernas. Pero si una organización no permitiría que sus documentos estratégicos terminen guardados en los cajones personales de cada empleado, tampoco debería perder de vista dónde se están almacenando sus datos en el mundo digital. Porque al final, la nube corporativa no puede convertirse en el cajón personal de nadie.
