Jose Juan Martín, CEO de OpenHR. Foto: cortesía. Portal ERP España.
Cambiar de software de Recursos Humanos no es una decisión menor. Detrás de cada migración hay meses de evaluación, negociación e implementación, y cuando el proceso sale mal, las consecuencias se arrastran durante mucho tiempo. Así lo confirman los propios datos de OpenHR, compañía especializada en soluciones de gestión de RR. HH., que revelan que el 20% de sus nuevos clientes en el último año llegaron a la plataforma después de haber vivido una experiencia insatisfactoria con su herramienta anterior.
El dato es significativo: uno de cada cinco nuevos usuarios no llega atraído simplemente por las prestaciones del producto, sino empujado por el fracaso de una implantación previa. Un perfil de cliente que, según la compañía, refleja una dinámica que se está repitiendo con mayor frecuencia en el mercado empresarial español.
Uno de los aspectos más llamativos que señala OpenHR es el tiempo que transcurre antes de que las organizaciones tomen la decisión de buscar una alternativa. Jose Juan Martín, CEO de la compañía, explica que "en muchos casos, las organizaciones tardan entre seis meses y un año en identificar que su software no cumple con los objetivos para los que fue adquirido". El problema, añade, "suele radicar en una mala implementación o en la falta de alineación entre la herramienta y los procesos internos".
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Ese período de convivencia forzada con una herramienta inadecuada no es inocuo: genera ineficiencias, frustra a los equipos y acaba invirtiendo la lógica del propio software. En lugar de que la plataforma se adapte a la empresa, es el equipo quien termina adaptándose a la plataforma.
A partir de su experiencia implantando soluciones en miles de empresas, OpenHR ha identificado un patrón recurrente en los fracasos. Los fallos más comunes incluyen la falta de adaptación del software a los procesos reales de la organización, deficiencias en la implementación inicial, escasa personalización y un soporte postventa limitado o directamente ineficiente.
Estos factores, que a priori podrían parecer aspectos secundarios en el proceso de compra, acaban siendo determinantes en el éxito o fracaso de la implantación. La elección de un software de RRHH no termina en la firma del contrato: comienza ahí.
Cómo afrontar una transición sin perder productividad
Ante este escenario, OpenHR ha elaborado una serie de recomendaciones para reducir los riesgos asociados al cambio de proveedor. El primer paso, según la compañía, es realizar un diagnóstico honesto del sistema actual: qué funcionalidades no están respondiendo a las expectativas y qué nuevos requerimientos deben cubrirse.
A partir de ahí, la firma aconseja analizar las tendencias del mercado para conocer las funcionalidades disponibles antes de tomar decisiones, así como establecer expectativas realistas desde el principio. Un cambio de software, recuerdan, implica rediseñar procesos internos, y eso requiere tiempo y una gestión cuidadosa del cambio organizativo.
En materia económica, OpenHR recomienda definir el presupuesto en función del valor aportado y no únicamente del coste. Evaluar el retorno de la inversión y la relación calidad-precio resulta más útil que comparar tarifas de forma aislada. Del mismo modo, solicitar propuestas a varios proveedores permite identificar qué solución se ajusta mejor a las necesidades concretas de cada organización.
Otro punto destacado es el aprovechamiento de las demostraciones del producto. Según la compañía, este momento es clave para resolver dudas, validar funcionalidades y comprobar el nivel real de personalización que ofrece la herramienta. Planificar la implementación con un calendario claro, fases definidas y responsabilidades asignadas desde el inicio, así como revisar con detenimiento contratos y acuerdos, completan el decálogo de recomendaciones.
OpenHR concluye su análisis con un enfoque que busca cambiar la percepción habitual sobre las migraciones de software. Desde la compañía sostienen que este proceso no debe vivirse como un contratiempo, sino como una oportunidad para mejorar la gestión del talento y optimizar los recursos internos. "Con la planificación adecuada, este proceso puede transformar la operativa del departamento de RRHH, liberando tiempo de tareas administrativas y permitiendo enfocarse en iniciativas de mayor valor", concluyen.
