Hélida Grijalva, directora de Atención a Clientes en Intelisis Software.
Intelisis presentó el Módulo de Control Vehicular, una solución que busca optimizar la operación de empresas de la industria de transportes.
"Hoy en día, uno de los retos que enfrentan las diferentes empresas es tener costos elevados o costos ocultos que impactan la rentabilidad: trámites desordenados y/o faltantes que generan multas y/o retrasos en los pagos de mantenimiento o equipos que se quedan sin mantenimiento. Esto incrementa el descontrol", explicó David Páramo, consultor especializado en Intelisis ERP.
Por su parte, Hélida Grijalva, directora de Atención a Clientes en Intelisis Software, quien desde 2021 dirige esa área de la compañía, agregó: “El Módulo de Control Vehicular simplifica y eficientiza la operación de la vertical de transportes, integrando la configuración y administración de unidades, el mantenimiento preventivo, el control detallado de llantas y la generación de reportes estratégicos que respaldan la toma de decisiones".
El Módulo permite dar de alta cada unidad a partir de su VIN (número de identificación vehicular), asignándole un número económico, el historial de placas y los choferes que la han operado. A partir de esta alta, el sistema genera un expediente por vehículo donde se registran tanto los trámites administrativos (tenencias, verificaciones, emplacamiento) como las rutinas de mantenimiento que la empresa defina, programadas por kilometraje, por tiempo o por una combinación de ambos.
Además, para evitar que una unidad se quede sin verificar o sin mantenimiento, el sistema genera alertas mediante un esquema de semáforo: verde para los trámites en regla, amarillo para los que deben comenzar a programarse, y rojo para los que ya están vencidos. Estas alertas se notifican por correo electrónico y dentro del propio sistema, a nivel de cada unidad, de forma que, por ejemplo, dos vehículos con pólizas de seguro que vencen en fechas distintas reciben notificaciones independientes. Al estar implementado a nivel ERP, este esquema de alertas puede replicarse también en los distintos satélites y aplicativos de Intelisis.
El módulo distingue entre mantenimientos realizados en talleres propios, donde permite controlar refacciones, consumos y actividades del personal mecánico para integrar un costo completo, y mantenimientos externos, para los que gestiona y documenta los gastos correspondientes. También contempla mantenimientos correctivos, es decir, reparaciones no programadas, con su propio registro de incidente, refacciones y costo. Todo movimiento queda trazado a nivel de cada unidad (VIN), lo que permite conocer el costo detallado de cada vehículo.
Uno de los componentes con mayor detalle de control es el de las llantas. El sistema registra la fecha de cambio, la posición en la que se instaló cada neumático, su marca, el DOT, el tipo de construcción y su desgaste a lo largo del tiempo. Para David Páramo, esta trazabilidad no es un simple registro administrativo: "una llanta no es un simple cambio, necesitamos tener identificado cuándo se cambió y el tipo de neumático utilizado, porque también es una cuestión de seguridad".
Para agilizar la captura de información, como pólizas de seguro, lecturas de kilometraje o datos de llantas, el módulo incorpora herramientas de carga masiva vía Excel. Estas herramientas validan automáticamente la información: identifican si un VIN fue cargado correctamente, señalan los registros con errores, y detectan inconsistencias como una lectura de kilometraje menor a la registrada previamente.
El módulo también vincula cada vehículo con el módulo de activos fijos de Intelisis ERP 7000, generando lo que la compañía llama un "Kardex de activos". Esto permite llevar el histórico de depreciación y gastos de cada unidad y, en el caso de empresas dedicadas a servicios de flete, cruzarlo con los ingresos que genera, para calcular su rentabilidad individual y evaluar si conviene seguir dándole mantenimiento.
