Foto: Generada con IA. Portal ERP México.
La adopción de un ERP (Planificación de Recursos Empresariales) es un tema que se debe tomar con seriedad, planificación y compromiso desde sus inicios. Ya sea que se hable de implementar por primera vez, migrar de sistema in house u on-premise a cloud, o incluso, un cambio de proveedor por un sistema que se adecue más a necesidades puntuales de la empresa.
Para los líderes empresariales, garantizar la continuidad del negocio durante este paso es esencial para obtener un ROI efectivo, donde la estrategia involucra más allá del área TI; se trata de una transformación organizacional que impacta cada operación del negocio: finanzas, contabilidad, recursos humanos, inventario, cadena de suministro, producción, ventas, logística, y más.
Sin embargo, aunque la promesa de unificar procesos bajo una misma plataforma suena excelente, de acuerdo con Gartner, entre el 55% y el 75% de los proyectos de implementación de ERP fallan en cumplir sus objetivos originales, presupuestos o plazos, debido principalmente a problemas organizacionales, no técnicos, tales como una mala gestión del cambio, falta de apoyo ejecutivo y liderazgo, y objetivos poco claros.
El mismo estudio predice que, para 2027, más del 70% de las iniciativas de ERP implementadas recientemente no alcanzarán plenamente sus objetivos empresariales originales debido a una mala ejecución.
Primer error: objetivos poco claros
Implementar un ERP es ‘una cirugía a corazón abierto’ para la operatividad de una compañía, con la promesa de visibilidad total, procesos optimizados y una toma de decisiones basada en datos en tiempo real, por lo que debe tener una planificación adecuada con objetivos claros, plazos y presupuestos. “La implementación de un ERP es una cirugía mayor para las empresas, por lo que se le debe otorgar la relevancia necesaria; desde el CEO hasta el último operario en una planta de producción”, comenta Horacio Gómez, director Senior de Ankura para México y Latam.
Muchos ejecutivos adquieren un ERP esperando que el software solucione procesos internos que ya están rotos, con objetivos pocos claros e incluso, intentando automatizar dentro del caos de una empresa que trabaja en silos, dando como resultado la creación de nuevos problemas estructurales que pueden costar millones.
Por lo que la recomendación es, antes de la implementación, realizar una reingeniería de procesos, trazar objetivos y plazos para cada etapa del proyecto. El ERP debe adaptarse a una operación optimizada, no intentar parchear una ineficiente.
Te puede interesar: Sistemas ERP, la joya de la corona para cibercriminales
Gestión del Cambio (Change Management) punto de acción clave
La resistencia cultural puede sabotear la herramienta más cara del mundo, siendo el punto donde mueren la mayoría de los proyectos de migración del ERP. No basta con comprar el software; hay que vender la visión del proyecto tanto a los altos mandos, como a personal operativo.
“El liderazgo tiene que estar totalmente convencido de que esta herramienta los va a llevar al mejor lugar y es clave saber llevar el mensaje al resto de la organización. Sin embargo, un buen líder debe designar a un responsable de la implementación ERP, aquel que alinea la tecnología con los procesos del negocio y es capaz de comunicar con eficiencia a piso”, agrega Horacio Gómez.
Realizar un correcto change management es esencial para que el ERP funcione y se pueda obtener el ROI deseado. Cabe destacar que este paso no es proyecto con inicio y fin, se trata de un trayecto que se debe realizar de manera constante conforme la tecnología va impactando a la organización, exigiendo de tiempo, paciencia y constancia.
Triángulo de la Implementación: Tecnología, Procesos y Personas
Durante años se nos ha hablado de la triada de un proyecto de TI: tecnología, procesos y personas, y en el caso del ERP, no es la excepción. “De nada sirve pagar millones por un ERP robusto, si no se piensa en los procesos y las personas. Muchos líderes asumen que porque están adquiriendo alta tecnología, se mejora el negocio de manera automática, y si bien este punto es muy importante, también es relevante decidir quién la implementa y cómo se van a adaptar a procesos específicos del negocio”, agrega el director Senior de Ankura para México.
Por ello, el ejecutivo destaca la relevancia de seleccionar las personas adecuadas para este proceso, tanto en la calidad del talento como en la rotación, ya que es fundamental mantener al equipo intacto durante la migración del ERP, tomando en cuenta que, en general, son procesos que suelen durar años. Tener una rotación frecuente puede retrasar el proyecto.
“Es importante la calidad del talento, pero igual de importante es asegurar que el equipo seleccionado se quede durante todo el proceso porque hay muchísimo aprendizaje desde el día uno que tienes que ir acumulando para no cometerlo en una siguiente fase de implementación”, destaca el ejecutivo de Ankura.
La gente debe estar empapada de la tecnología y los procesos, y este punto no sólo se trata de incluir personal de TI, sino de todas las áreas involucradas: logística, ventas, finanzas, etcétera. Deben ser personas que conozcan a la perfección los procesos de sus áreas.
¿Cómo migrar sin afectar la continuidad?
De acuerdo con Horacio Gómez, el factor clave es evitar el Big Bang, es decir, tratar de implementar el ERP en toda la empresa al mismo tiempo. Si bien de entrada este punto podrá sonar obvio, hay empresas que piensan que no son tan grandes como para no tomar el riesgo, o tienen el sentimiento de que toda la organización está bien alineada, lo que hace que este paso se vuelva un caos difícil de manejar.
Entonces, las recomendaciones para implementar sin afectar operaciones son:
- 1 - Hacerlo estratégicamente: puede ser por fases, módulos, zonas geográficas, o plantas.
- 2 - Involucrar a las personas de principio a fin: Los líderes de proyecto deben estar acompañando el proceso con el mismo entusiasmo y compromiso desde el primer al último día.
- 3 - Reconocer los errores: Siempre va a haber errores al implementar un ERP al ser una ‘cirugía mayor’ para el negocio. Hay que documentarlos para evitar repetirlos.
- 4 - Documentar los éxitos: De igual manera, al obtener resultados favorables, se debe tener bien registrado para buscar repetirlo en otra fase del proyecto.
“No hay que subestimar la implementación de un ERP. No existe una persona en el mundo que te vaya a decir que es un proceso sencillo. Por ello, es clave alinear los recursos, tanto de tecnología como de talento. Al momento de dar este paso, se debe convertir en el proyecto más importante de la empresa y, por lo tanto, debe tomarse con el valor que merece”, finalizó Horacio Gómez, director Senior de Ankura para México y Latam.
Horacio Gómez, director Senior de Ankura para México y Latam. Foto: cortesía. Portal ERP México.
