Fabián Fabela, Senior Director de Product Marketing para Sovos México y LATAM. Foto: cortesía. Portal ERP México.
En la urgencia por mantener la continuidad operativa, miles de empresas en México adoptaron herramientas de firma electrónica priorizando la inmediatez. Sin embargo, frente al sofisticado aumento del robo de identidad y el uso de Inteligencia Artificial para alterar documentos, la conveniencia ha abierto una brecha de vulnerabilidad: el riesgo de que un cliente, empleado o proveedor desconozca un acuerdo comercial ante un juez.
Para ayudar a las organizaciones a auditar la seguridad de sus procesos y evitar el llamado "repudio" de contratos, los expertos de Sovos México han desarrollado este breve checklist sobre los estándares probatorios que exige la ley mexicana.
El impacto de no contar con firmas robustas es crítico. De acuerdo con datos del sistema financiero en México, las instituciones que han migrado de firmas simples a estándares de validación forense logran reducir los fraudes por suplantación hasta en un 80%, evitando pérdidas millonarias en litigios.
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Sovos México recomiendan que los procesos para celebrar contratos por la vía digital cumplan con 7 características:
- Validación de Identidad Multifactorial. Un clic en un correo electrónico o un trazo en una pantalla táctil no comprueba la identidad de quien está detrás del dispositivo. Un contrato vinculante, crece en certeza si demanda la verificación a través de múltiples capas de biometría (facial, dactilar o de voz), garantizando de forma técnica que la persona es quien dice ser.
- Detección de “Rostro Vivo”. Con el auge de los deepfakes, es ideal que las plataformas permitan exigir una detección facial en tiempo real. La cámara del dispositivo ayuda a confirmar que se trata de una persona viva, bloqueando intentos de fraude que utilicen fotografías impresas, máscaras o videos.
- Evidencia audiovisual de intención y de firma. Validar la identidad para iniciar sesión en un portal no es suficiente. La mejor práctica legal requiere generar evidencia del momento exacto del acuerdo. Las tecnologías de grado forense más robustas graban en video el proceso de la firma, lo que captura la identidad, la intención de obligarse al trato y las circunstancias del entorno, generando una prueba irrefutable.
- Mecanismos para verificar la autenticidad de documentos de identidad mediante interconexión con fuentes oficiales. Escanear un documento falso con tecnología de punta sigue validando una falsedad. La verdadera certeza se logra cuando la plataforma y/o el ecosistema digital se conecta directamente y sin intermediarios con las bases de datos gubernamentales (como el INE, SAT o RENAPO) para verificar la autenticidad de las credenciales desde su origen.
- Sellos de tiempo criptográficos en Cumplimiento de la NOM-151 (Constancia de Conservación). La ley mexicana exige que un mensaje de datos se mantenga íntegro desde su creación. El contrato debe estar respaldado por un sello de tiempo criptográfico avalado por la Secretaría de Economía, esto asegura ante cualquier peritaje que el documento no ha sufrido alteraciones posteriores a la firma.
- Anticiparse, generando elementos ante una eventual auditoría. Un simple archivo PDF es insuficiente en un tribunal. Al finalizar la firma, la empresa debe contar con un expediente forense que empaquete de forma segura el documento original, las validaciones biométricas, la geolocalización y los registros multimedia del acto de firma del contrato.
- Garantías de ciberseguridad y cifrado de datos bajo estándares internacionales. La biometría y los datos personales deben almacenarse en una plataforma robusta que opere bajo los más estrictos marcos de seguridad de la información, como la certificación ISO-27001, asegurando que los datos estén cifrados y protegidos contra accesos no autorizados.
La implementación de estos siete pilares no solo responde a una necesidad técnica, sino a un imperativo de blindaje para las organizaciones, tanto reputacional como financiero. El éxito de las áreas legales dependerá de su capacidad para equilibrar la agilidad operativa con la máxima seguridad probatoria.
"El verdadero desafío para los directores jurídicos y líderes de negocio hoy no es encontrar cómo firmar a distancia, sino cómo garantizar que esa firma no sea repudiada en un juicio. La digitalización no debe ser sinónimo de vulnerabilidad. La tecnología actual permite que un acuerdo digital tenga un respaldo probatorio incluso mayor que uno físico, pero esto solo se logra si se deja de privilegiar la velocidad por encima de la certeza forense", señala Fabián Fabela, Senior Director de Product Marketing para Sovos México y LATAM.
Para ayudar a cumplir estos pilares, Sovos ofrece FAD, (Firma Autógrada Digital) la solución patentada de NAAT.TECH, a Sovos Company, que gestiona la Atribución (quién firma), la Voluntad (por qué se firma) y la Legalidad (cómo se firma).
“Asegurar la validez jurídica de todos los contratos no es solo una medida de cumplimiento, es un requisito para la resiliencia y la competitividad corporativa en el contexto actual, donde la tecnología puede blindarnos contra amenazas pasadas, presentes y futuras”, concluye Fabela.
