Juan Pablo Plaza, Business Applications Managing Director de Excelia. Foto: cortesía. Portal ERP México.
La proliferación de SaaS, como una alternativa que aceleraba la innovación e impulsaba la agilidad, hizo que las organizaciones comenzaran con su adopción a veces sin la estrategia o estructura adecuada. Lo que comenzó como una promesa de agilidad se ha transformado en un fenómeno que drena recursos y nubla la estrategia: el SaaS Sprawl, o la proliferación descontrolada de software como servicio.
“El SaaS Sprawl se produce cuando las empresas adoptan múltiples soluciones SaaS de forma progresiva, sin una estrategia global ni una gobernanza clara, lo que termina generando redundancias, falta de integración entre sistemas y una visibilidad limitada sobre el uso real y los costos asociados”, específica Juan Pablo Plaza, Business Applications Managing Director de Excelia.
Las empresas pueden terminar pagando por diez herramientas distintas que hacen exactamente lo mismo, simplemente porque los departamentos no se comunican entre sí. La necesidad de adaptarse rápidamente a un entorno digital cada vez más complejo, los está llevando a errores que les nubla el control y visibilidad, fragmentando la toma de decisiones y creando silos de información, incluso fuera del ERP, el cual ha sido considerado por décadas como la “fuente única de verdad”.
De acuerdo con Plaza, cuando una organización incorpora múltiples aplicaciones SaaS de forma desordenada, cada una de ellas tiende a gestionar su propio conjunto de datos, con sus propios modelos, métricas y reglas. “Esto provoca que la información crítica del negocio, como clientes, ventas, operaciones y finanzas, quede distribuida en distintos sistemas que no necesariamente están integrados entre sí ni con el ERP. Como consecuencia, el ERP deja de ser el núcleo central de información y pasa a ser solo uno más dentro de un ecosistema disperso”.
Este fenómeno genera silos de información debido a que cada área de negocio empieza a operar con sus propias herramientas y, por tanto, con su propia versión de los datos. Si estos sistemas no están sincronizados, es muy probable que existan discrepancias en indicadores clave como ingresos, márgenes o pipeline de ventas.
Desde un punto de vista operativo, esto se traduce en decisiones menos fiables y más lentas. “Los responsables necesitan invertir tiempo en reconciliar datos, validar fuentes y cuestionar la consistencia de la información antes de actuar. Por otro lado, dificulta la automatización de procesos end-to-end”, agrega.
Muchas decisiones estratégicas dependen de flujos que atraviesan varias áreas. Si cada etapa se gestiona en una herramienta distinta sin integración con el ERP, se pierde trazabilidad y se generan puntos ciegos que afectan tanto al control como a la capacidad de anticipación.
El SaaS Sprawl no solo es un problema tecnológico, sino un problema de gobierno del dato y de calidad de la decisión. Sin una arquitectura de integración adecuada y sin políticas claras de gestión de aplicaciones y datos, el ERP pierde su rol como eje central, y la organización entra en un modelo fragmentado donde cada área optimiza localmente, pero el conjunto pierde eficiencia y coherencia.
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Pasando de la productividad a la fatiga digital
La adopción de herramientas SaaS puede mejorar la productividad cuando resuelve necesidades concretas y está bien integrada en el ecosistema tecnológico. Sin embargo, cuando su crecimiento es desordenado, como sucede en el caso del SaaS Sprawl, aparece la denominada “fatiga digital”, afectando no sólo a la gestión del negocio, sino impactando en la productividad del empleado.
Paradójicamente, el exceso de herramientas diseñadas para "ahorrar tiempo" está logrando un efecto contrario. Los empleados sufren de fatiga por el cambio de contexto entre sus múltiples herramientas desconectadas, generando pérdida de tiempo e información aislada. Estos factores crean procesos más engorrosos que limitan la curva de aprendizaje; cada nueva herramienta requiere capacitación, gestión de contraseñas y mantenimiento, restando tiempo a las tareas que realmente generan valor.
“Con el SaaS Sprawl, los empleados tienen que cambiar constantemente entre plataformas, gestionar múltiples credenciales y repetir tareas en sistemas que no se comunican entre sí. Esto no solo consume tiempo, sino que también incrementa errores y reduce la eficiencia. En definitiva, lo que importa no es tanto el número de servicios SaaS implantados, sino su integración y control”, agrega el experto de Excelia.
El impacto en el Flujo de Caja: el goteo constante de recursos
Financieramente, el SaaS Sprawl puede representar altos costos, casi equiparables con lo que se invertía en infraestructura, considerándose un “ahorro mal gestionado". A diferencia de los grandes contratos de software de antaño, las suscripciones SaaS suelen ser montos pequeños que pasan desapercibidos en los estados de cuenta mensuales.
Sin embargo, al sumar las licencias infrautilizadas y las renovaciones automáticas de herramientas olvidadas, el impacto en el flujo de caja puede ser alto. Las empresas desperdician, en promedio, hasta un 30% de su presupuesto de software en herramientas duplicadas o inactivas, según datos de Flexera al cierre del 2025.
“A nivel financiero, se generan ineficiencias acumuladas: licencias contratadas que no se utilizan, renovaciones automáticas de herramientas que ya no aportan valor y costos ocultos derivados de integraciones fallidas o parciales que obligan a invertir más en desarrollos adicionales o en trabajo manual”, destaca Juan Pablo Plaza.
Además, esta falta de visibilidad dificulta negociar contratos u optimizar proveedores, lo que impacta directamente en la planificación financiera y en la previsibilidad del cash flow, convirtiendo estas herramientas SaaS en un gasto menos controlado y más volátil de lo que aparenta.
A esto se le suma un efecto menos evidente pero igual de crítico: la dispersión del gasto en múltiples centros de costo y departamentos, lo que diluye la capacidad de un control financiero centralizado. “Cuando cada área contrata sus propias herramientas, el gasto SaaS deja de gestionarse como una inversión estratégica y pasa a comportarse como un conjunto de microgastos difíciles de auditar y optimizar. Esto puede derivar en sobreaprovisionamiento, duplicidades contractuales y pérdida de poder de negociación con proveedores”, agrega.
Gobernanza y ciberseguridad, campo minado de riesgos
Cada aplicación fuera del ERP es una posible fuga de información, representando una brecha no sólo en visibilidad que multiplica los costos, duplica herramientas y fragmenta el dato; sino en la pérdida de control que debilita la seguridad.
Cada nueva aplicación dentro de la empresa, al ingresar sin el control adecuado, aumenta la superficie de riesgo: más accesos, más credenciales, más puntos donde los datos pueden exponerse si no hay una gestión adecuada. Por eso, el problema no es la existencia de herramientas externas en sí, sino la falta de gobernanza centralizada, control de accesos e integración segura.
Para recuperar el control, lo primero que tiene que hacer el departamento de TI, de acuerdo con Excelia, es ganar visibilidad real sobre el ecosistema de aplicaciones. Esto implica identificar qué herramientas están en uso, sobre todo las no autorizadas, mediante auditorías o análisis de tráfico. “A partir de ahí, es clave establecer un modelo de gobernanza claro: definir qué aplicaciones están aprobadas, estandarizar procesos de adopción y centralizar la gestión de contratos, accesos y datos. También resulta fundamental impulsar integraciones con el ERP u otros sistemas core para evitar silos de información y garantizar coherencia en los datos”.
Pero recuperar el control no es solo una cuestión tecnológica, sino también cultural y organizativa. TI debe posicionarse como un facilitador del negocio, no como un freno, colaborando con las distintas áreas para entender sus necesidades y ofrecer alternativas seguras y eficientes. Esto incluye crear catálogos de herramientas autorizadas, simplificar procesos de solicitud de nuevas soluciones vía automatización y auto servicio y establecer políticas claras de uso.
Desde la experiencia de Excelia en México, garantizar la soberanía del dato en un entorno de SaaS Sprawl pasa por combinar cumplimiento normativo y control efectivo. El marco clave es la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, que establece que la empresa sigue siendo responsable de los datos incluso cuando están en proveedores externos. Esto obliga a tener visibilidad sobre dónde se almacenan, cómo se procesan y bajo qué jurisdicción operan.
Para mitigar riesgos, es esencial mapear los flujos de información, exigir garantías contractuales a los proveedores SaaS (ubicación de datos, seguridad, cumplimiento) y aplicar controles como gestión de accesos y cifrado. Estas prácticas están alineadas con estándares como ISO/IEC 27001. En síntesis, la soberanía del dato no depende solo del almacenamiento, sino de la capacidad de gobernarlo de forma centralizada, evitando que la dispersión derive en riesgos legales o reputacionales.
¿Cómo saber qué aplicaciones mantener y cuáles eliminar?
La decisión sobre qué aplicaciones mantener o centralizar en el ERP debe basarse en criterios de rentabilidad que combinen costo, valor y riesgo. El experto de Excelia nos comparte tres puntos para tomar en cuenta:
- Uso real de cada herramienta. Se debe analizar qué tanto se está utilizando esta aplicación, frente a su costo total (no solo la suscripción, sino también integración, soporte y gestión). Si una aplicación tiene baja adopción o duplica funcionalidades ya existentes en el ERP u otras plataformas, su rentabilidad es cuestionable.
- Impacto real en el negocio. Se debe evaluar qué aplicaciones aportan una ventaja diferencial clara y cuáles son meramente operativas. Las soluciones que soportan procesos críticos, generan ingresos o mejoran significativamente la eficiencia, suelen justificar su permanencia, incluso fuera del ERP, siempre que estén bien integradas. En cambio, aquellas que fragmentan el dato o complican procesos deberían tender a consolidarse en el ecosistema central. Aquí es clave medir no solo beneficios directos, sino también costes indirectos, como tiempo perdido, errores o falta de visibilidad.
- Criterio de riesgo. Hay aplicaciones que no cumplen con estándares de seguridad, compliance o gobernanza del dato, o que dificultan la trazabilidad, deben reconsiderarse independientemente de su coste. En la práctica, la combinación de estos tres ejes permite tomar decisiones más objetivas. No se trata de reducir herramientas por reducir, sino de construir un entorno coherente, donde el ERP actúe como núcleo y el resto de las aplicaciones realmente complemente, sin duplicar ni fragmentar.
El SaaS Sprawl no es simplemente un problema técnico o un error de financiero; es un síntoma de una organización que crece más rápido que su capacidad de supervisión. La solución no radica en prohibir la adopción de nuevas tecnologías, sino en transitar hacia una cultura de transparencia digital. Recuperar el control del SaaS es, hoy más que nunca, recuperar el control del futuro de la organización.
