Caroline Souza, VP de Operações da ROIT
A ROIT, TaxTech especializada em tecnologia tributária, lançou o Registro de Autoexecução Inteligente (RAI), solução baseada no conceito de smart contract que busca automatizar a negociação, atualização e execução de contratos diante das mudanças trazidas pela reforma tributária. A ferramenta foi desenvolvida para apoiar empresas em um dos principais desafios operacionais da transição para o novo sistema de tributação: revisar contratos em larga escala e fazer com que as novas regras tributárias e financeiras sejam efetivamente incorporadas aos sistemas ERP. A proposta considera que a adaptação dos contratos vai além da atualização de valores. Com a entrada dos novos tributos, as empresas precisam revisar critérios de precificação, responsabilidades pelo recolhimento, tratamento de créditos, penalidades e prazos.
“Quando nós pensamos em contratos, nós temos uma nova informação que é a reforma tributária. Nunca tivemos uma mudança de tributos tão drástica no Brasil quanto essa proposta da reforma do consumo”, afirma Caroline Souza, sócia e VP de Operações da ROIT.
A escala dessa revisão é um dos pontos que motivam a automação. Segundo Caroline, uma empresa com 3 mil fornecedores, considerando três horas para analisar cada contrato e negociar as alterações, teria uma demanda de 9 mil horas de trabalho. Com 220 horas úteis mensais, o processo consumiria cerca de 40,9 meses. Mesmo uma carteira menor pode representar uma carga significativa: para 200 fornecedores, seriam cerca de 600 horas de trabalho, considerando a mesma estimativa. “Eu não tenho esse tempo. Ou seja, a reforma tributária é um fator novo, eu preciso repactuar todos os meus contratos”, afirma a executiva.
Do contrato à execução
O RAI busca atuar também na etapa posterior à negociação. A tecnologia permite que as partes negociem digitalmente as alterações necessárias, com possibilidade de apresentação de contrapropostas e assinatura eletrônica. Depois da formalização, as condições acordadas podem ser integradas aos sistemas de gestão empresarial, como SAP, TOTVS e Oracle, permitindo a execução automatizada das regras.
A lógica é reduzir o intervalo entre a assinatura do contrato e a implementação das condições negociadas nas áreas financeira, contábil e fiscal dentro dos fluxos e do ERP. Em um processo convencional, as informações precisam ser comunicadas internamente para que sejam incorporadas aos procedimentos e sistemas da empresa. “Além de gastar de 3 a 40 meses para ativar o contrato, eu preciso nutrir todas as áreas de finanças, contabilidade, fiscal, com as informações novas para que eles executem”, explica Caroline.
A autoexecução pode ser aplicada, segundo a ROIT, a diferentes situações previstas nos contratos, como responsabilidades tributárias, penalidades, devoluções e demais condições negociadas. A proposta também prevê a conciliação das informações com dados oficiais do governo, incluindo a Receita Federal para a CBS e o Comitê Gestor do IBS, para confrontar DFe com apuração assistida, CBS e IBS, assim como confrontar com o ERP para identificar diariamente possíveis divergências.
A negociação é realizada em ambiente digital. Uma das partes apresenta as alterações necessárias e a outra pode aceitar ou apresentar uma contraproposta antes da formalização por assinatura eletrônica. “Estas novas relações o smart contract resolve numa negociação 100% virtual, onde o fornecedor ou adquirente propõe à outra parte todos os elementos de mudança e oferece para ele, de forma virtual, enviar uma contraproposta ou aceitar a nossa proposta”, afirma a executiva. O crédito escritural, que passa a ser financeiro, pode ser garantido na autoexecução caso o fornecedor não quite o tributo dentro do vencimento legal.
Para a ROIT, o lançamento do RAI ocorre em um momento em que a adaptação à reforma tributária exige mudanças simultâneas em contratos, sistemas e processos internos. A automação busca conectar o que foi estabelecido entre as partes à execução operacional da empresa. “Estão envolvidos governança, compliance, a forma como as empresas trabalham, e, mais importante, a autoexecução”, conclui Caroline Souza.
