Calcular el retorno de una inversión en un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) se ha convertido en un ejercicio habitual para los departamentos financieros y de tecnología que deben justificar este tipo de proyectos ante la dirección. La fórmula base para obtener el ROI es sencilla: restar al beneficio obtenido el coste de la inversión, dividirlo entre ese mismo coste y expresarlo en porcentaje. Sin embargo, tal y como señalan desde SAP, la dificultad real no está en la operación matemática, sino en definir con exactitud qué elementos deben incluirse dentro de los conceptos de "beneficio" e "inversión".
En los proyectos de implantación de un ERP, limitarse a contabilizar el desembolso inicial resulta insuficiente. Desde SAP subrayan que también es necesario valorar el coste de mantener el sistema heredado que se sustituye, los ahorros operativos que se prevén a futuro y los beneficios de carácter estratégico que pueden materializarse a medio y largo plazo. Un cálculo que no contemple estos factores puede ofrecer una visión distorsionada del proyecto, lo que dificulta la toma de decisiones cuando se trata de justificar una inversión tecnológica de peso.
En este sentido, Gartner en su informe de 2024'What IT Leaders Must Do to Avoid Disappointing ERP Initiatives' preveía que, de cara a 2027, más del 70% de las iniciativas ERP recientemente implementadas no llegarían a cumplir plenamente sus objetivos de negocio originales, y hasta un 25% de ellas podría fracasar de forma catastrófica, lo que subraya la importancia de un cálculo riguroso desde el inicio del proyecto.
Entre las áreas donde el impacto de un ERP resulta más fácil de argumentar, la compañía sitúa el ámbito financiero. Los beneficios más habituales en este terreno incluyen la reducción de errores, la aceleración del cierre contable, una mayor precisión en la información financiera, el refuerzo del cumplimiento normativo y la automatización de procesos que antes requerían un uso intensivo de horas de trabajo. A estos se suman posibles mejoras en indicadores como el DSO (días de venta pendientes de cobro) o en la capacidad de planificación financiera de la compañía.
El impacto también puede ser significativo, según SAP, en las organizaciones que gestionan cadenas de suministro, compras, inventario, pedidos o fabricación. En estos casos, las métricas que suelen mostrar un efecto directo sobre el negocio incluyen una mejor planificación, la reducción de duplicidades, menos roturas de stock, una disminución del inventario, una mayor coordinación entre áreas y un mejor control del ciclo que va del pedido al cobro.
El reto de justificar un ERP también se refleja en las tasas de éxito del mercado. Según el ‘ERP Report 2025’ de Panorama Consulting Group, citado por diversos análisis sectoriales, la consultora independiente especializada en implantaciones ERP sitúa la tasa global de fracaso de estos proyectos en el 68%, un porcentaje que se eleva hasta el 73% en el caso de la fabricación discreta, con sobrecostes medios del 215% sobre el presupuesto previsto.
No obstante, la compañía recomienda estimar estos beneficios con realismo: los ahorros derivados de la implantación de un ERP no se producen de manera automática ni resultan visibles desde el primer día tras la puesta en marcha del sistema; su consolidación requiere tiempo y una adopción efectiva por parte de la organización.
El estudio 'The Total Economic Impact™ of Dynamics 365 ERP for Midmarket Organizations', elaborado por Forrester Consulting por encargo de Microsoft y centrado en la implantación de Dynamics 365 ERP en empresas medianas, sitúa el periodo de recuperación de la inversión en torno a los 16 meses. Una cifra que refleja que el retorno, aun siendo tangible, no se produce de forma inmediata.
Más allá de estos beneficios directos, SAP apunta que el retorno de un ERP puede generarse también por vías menos evidentes a primera vista, vinculadas a mejoras de carácter más estructural en la gestión de la compañía. En cualquier caso, la recomendación general pasa por construir un modelo de cálculo completo, que combine costes iniciales, costes de mantenimiento y beneficios tangibles e intangibles, evitando así una fotografía parcial que pueda llevar a decisiones de inversión mal fundamentadas. Calcular el ROI de un ERP, en definitiva, exige una visión completa del proyecto y una lectura realista de sus tiempos de retorno.
