Claudio Callea, cofundador de VK Sur.
Durante muchos años, elegir un ERP se pareció bastante a entrar a un gran restaurante de buffet libre.
La propuesta resulta atractiva: una enorme variedad de opciones, decenas de platos disponibles y prácticamente todo lo que uno podría imaginar. Pastas, carnes, sushi, ensaladas, pizzas, postres. Todo está ahí.
El problema es que, aunque uno consuma solamente una pequeña parte de esa oferta, termina pagando por el buffet completo. En el mundo del software empresarial sucede algo parecido.
El modelo tradicional: pagar por estar sentado a la mesa
Muchos ERP tradicionales fueron concebidos bajo un modelo basado en módulos, licencias y cantidad de usuarios. Una empresa puede necesitar finanzas, compras, ventas, inventarios, producción o distribución, pero alrededor de ese núcleo suele existir una enorme cantidad de funcionalidades que probablemente nunca utilizará.
Además, el costo suele crecer a medida que aumenta la cantidad de personas que necesitan acceder al sistema. Volvamos al restaurante.
Cinco personas entran a un buffet. Cuatro quieren comer normalmente, pero la quinta simplemente acompaña al grupo y quiere tomar un té. Sin embargo, por el solo hecho de sentarse a la mesa, probablemente tenga que pagar el cubierto completo. En muchos sistemas ERP ocurre algo similar.
Un gerente que consulta información ocasionalmente, un supervisor que aprueba una orden, alguien que necesita revisar un inventario o un empleado que ingresa unas pocas veces al mes pueden terminar requiriendo una licencia adicional.
La pregunta entonces es inevitable: ¿Tiene sentido seguir pagando principalmente por la cantidad de personas que acceden al sistema o sería más lógico pagar de acuerdo con el uso real que la organización hace de la plataforma?
Un concepto diferente
Las nuevas generaciones de ERP comenzaron a cuestionar ese modelo. Acumatica representa uno de esos enfoques diferentes.
Su filosofía parte de un núcleo tecnológico sobre el cual la empresa incorpora las funcionalidades que necesita de acuerdo con su actividad: manufactura, distribución, construcción, servicios, retail, gestión financiera y otras capacidades específicas.
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Pero existe otra diferencia importante: su modelo comercial no está centrado fundamentalmente en cobrar una licencia por cada usuario. El dimensionamiento se relaciona con los recursos y el volumen de transacciones que procesa la plataforma, con diferentes niveles según las necesidades de cada organización. La analogía cambia entonces completamente.
Ya no estamos entrando al enorme buffet donde pagamos por persona independientemente de cuánto consumamos. Estamos entrando a un restaurante boutique.
Elegimos qué queremos comer, qué bebida necesitamos y qué combinación tiene sentido para nosotros. Y, sobre todo, no tenemos que preocuparnos porque una persona más se siente a la mesa.
Tecnología preparada en el momento
Hay otra parte de la comparación que quizás sea todavía más importante. En un buffet, gran parte de la comida necesariamente debe estar preparada con anticipación. Puede haber una enorme variedad, pero muchos platos llevan tiempo esperando que alguien los consuma.
Un restaurante moderno trabaja de otra manera. La cocina prepara cada plato cuando el cliente lo solicita. Algo parecido está ocurriendo en el mercado del software empresarial.
Muchas plataformas ERP tradicionales nacieron hace décadas y fueron evolucionando mediante sucesivas versiones, incorporando posteriormente tecnologías web, movilidad, cloud e inteligencia artificial.
Por su parte, las plataformas de nueva generación tuvieron una ventaja diferente: pudieron ser concebidas desde el inicio para otro mundo tecnológico.
Acumatica nació como una plataforma cloud, basada en tecnologías web y diseñada para operar desde un navegador, integrarse con otros sistemas y evolucionar continuamente.
No se trata simplemente de colocar un ERP tradicional dentro de un servidor en la nube. Es una diferencia de arquitectura y de concepción.
¿Más funcionalidades significa necesariamente un mejor ERP?
Durante muchos años, las comparaciones entre sistemas empresariales se realizaron contando funcionalidades.
¿Cuántos módulos tiene? ¿Cuántas pantallas? ¿Cuántos reportes? ¿Cuántas opciones? Pero una empresa no obtiene valor por la cantidad de funciones que posee su ERP. Obtiene valor por las que realmente utiliza.
Volvamos por última vez al buffet. Tener sushi, parrilla, pizza, pastas, comida mexicana y veinte variedades de postres puede parecer extraordinario, Pero nadie va a comer todo al mismo tiempo. Incluso demasiadas opciones pueden terminar agregando complejidad. Con un ERP sucede algo parecido.
El objetivo no debería ser comprar la mayor cantidad posible de software, sino disponer de la tecnología adecuada para los procesos que realmente necesita la organización y tener capacidad para ampliarla cuando el negocio crezca.
Del software como producto al software como servicio
La transformación hacia la nube está modificando también la forma en que las empresas evalúan sus inversiones tecnológicas. La discusión ya no pasa solamente por funcionalidades.
Importan la facilidad de integración, la movilidad, las actualizaciones continuas, la capacidad de incorporar inteligencia artificial, la escalabilidad y, fundamentalmente, la posibilidad de que más personas dentro de la organización puedan acceder a la información sin que cada nuevo usuario represente automáticamente una nueva licencia.
Por eso quizás haya llegado el momento de cambiar también la pregunta con la que seleccionamos un ERP. En lugar de preguntar: “¿Cuánto software estoy comprando?”, podríamos empezar preguntando: “¿Cuánto del software que estoy pagando realmente voy a utilizar?”
Porque, al final, tanto en tecnología como en gastronomía, tener todo incluido puede parecer atractivo. Hasta que llega la cuenta.
