A partir de este lunes 5 de octubre, el documento electrónico de control administrativo (DeCA) será obligatorio para el transporte público de mercancías por carretera en los servicios interiores y en las operaciones de cabotaje realizadas en España. El cambio obliga a las empresas a generar este documento de forma nativa digital y establece nuevos requisitos sobre su almacenamiento, disponibilidad y presentación durante una inspección.
TeamSystem, compañía especializada en soluciones de gestión empresarial, ha recopilado las principales dudas que plantea la entrada en vigor de esta obligación. El cambio afecta tanto al cargador contractual como al transportista efectivo, que deberán disponer del documento y conservar los ficheros electrónicos durante al menos un año.
Roberto Soto, Head of Product de TeamSystem España, ha señalado que "estamos ante un cambio que va más allá de sustituir el papel por un PDF". Según el directivo, el documento pasa a formar parte de un proceso digital que debe garantizar su generación previa al servicio, su trazabilidad y su disponibilidad cuando sea necesario. "Para las empresas, el reto será incorporar estos requisitos a su operativa diaria de forma sencilla, aprovechando la digitalización para integrar la documentación con el resto de sus procesos de gestión y evitar duplicidades y carga administrativa”, ha destacado.
El documento deberá generarse digitalmente
Una de las principales novedades es que no será suficiente con escanear el documento de control que hasta ahora se elaboraba en papel. El DeCA deberá generarse directamente desde una aplicación informática a partir de los datos introducidos en el sistema. La normativa establece expresamente que no serán válidos los ficheros obtenidos mediante el escaneo de documentos en papel o de imágenes digitalizadas.
El resultado deberá ser un fichero PDF de un máximo de 5 MB e incluir un código QR asociado a una dirección web única. Las aplicaciones utilizadas para generar el documento tendrán que registrar, además, la fecha y hora de creación y las de cualquier modificación posterior.
Esto significa que las empresas deberán incorporar la generación del DeCA a sus procesos habituales antes de que comience cada servicio, en lugar de convertir posteriormente la documentación física en un archivo digital.
El conductor podrá seguir llevando una copia en papel
La digitalización del documento no implica que el conductor tenga que llevar únicamente una versión electrónica. Una vez generado el DeCA, deberá recibir una copia antes del inicio efectivo del servicio, que podrá mostrar desde un dispositivo móvil o llevar impresa en papel. En ambos casos, la copia deberá contener el código QR correspondiente.
Durante una inspección, el conductor podrá presentar el documento con su código QR o, en su defecto, únicamente el código QR. La dirección asociada deberá permitir la descarga directa del PDF, sin necesidad de introducir credenciales, acceder a una página intermedia o realizar pasos adicionales.
En el caso de las copias impresas, las anotaciones realizadas a mano no tendrán validez para modificar el documento. Cualquier modificación deberá realizarse a través del sistema utilizado para gestionar el DeCA.
No será necesario utilizar una plataforma única de la Administración
La nueva regulación tampoco establece que todas las empresas tengan que enviar sus documentos a un repositorio común de la Administración. Los ficheros deberán almacenarse en un repositorio que garantice su disponibilidad para las inspecciones y cada documento deberá contar con una URL específica. El dominio utilizado podrá ser elegido por la empresa y no tendrá que comunicarse previamente a la Administración.
Además, el cargador contractual y el transportista efectivo podrán disponer de repositorios independientes para conservar los documentos. Lo importante es que ambos puedan acceder a los ficheros durante el periodo establecido de conservación, que será de al menos un año.
El DeCA deberá estar listo antes de comenzar la ruta
Otro de los cambios relevantes está relacionado con el momento en el que debe generarse el documento. El DeCA deberá estar creado antes del inicio efectivo del servicio. Las aplicaciones informáticas tendrán que dejar constancia de la fecha y hora en que se genera y registrar también cualquier modificación posterior.
Por tanto, no se podrá esperar a que el vehículo haya iniciado la ruta para crear el documento. La generación del DeCA pasa a formar parte de las tareas previas a la prestación del servicio y deberá integrarse en la operativa diaria de cargadores y transportistas.
La firma electrónica no será obligatoria en todos los casos
La nueva obligación tampoco supone que todos los DeCA tengan que incorporar una firma electrónica. La resolución establece que la firma no es necesaria para la validez del documento de control administrativo. Solo deberá utilizarse cuando el documento se emplee también con una finalidad contractual o cuando así lo establezca otra normativa aplicable. En esos casos, la resolución contempla el uso de firma electrónica avanzada o cualificada.
El DeCA tampoco debe confundirse con otros documentos utilizados en el transporte de mercancías. La normativa permite, por ejemplo, utilizar determinados formatos correspondientes a cartas de porte u otros documentos de transporte como soporte del documento de control, siempre que incluyan todos los datos exigidos y permitan identificar de forma diferenciada al cargador contractual y al transportista efectivo.
Asimismo, cuando la información exigida por el documento de control se gestione y presente mediante el esquema establecido por el Reglamento europeo eFTI, no será necesario presentar el DeCA en el formato específico definido por esta resolución.
El cambio afecta a los transportes interiores de mercancías y a las operaciones de cabotaje realizadas en España. Los transportes internacionales que discurran parcialmente por territorio español quedan fuera de esta obligación y deberán utilizar la documentación prevista en los convenios internacionales correspondientes.
Para las empresas, la entrada en vigor del DeCA supone así algo más que sustituir un documento físico por uno electrónico. La generación digital previa al servicio, el registro de modificaciones, el almacenamiento durante al menos un año y la disponibilidad inmediata durante una inspección pasan a formar parte de la gestión documental de las operaciones de transporte.
