Cima Software, una empresa especializada en el desarrollo de tecnología de gestión de información, anunció el lanzamiento de DocuClass Lite, una solución 100% nube, que pone la tecnología de gestión documental al alcance de todos.
Según lo señalado, DocuClass Lite permite a las organizaciones gestionar su información empresarial, con estándares internacionales de seguridad, a bajo costo, sin configuraciones complicadas y sin compromisos o riesgos, al brindar siete días de prueba gratuitos y al no requerir acuerdos a largo plazo.
Según, Nelson Cano, CEO de Cima Software, las organizaciones a nivel mundial, viven en un ecosistema cada vez más descentralizado y sujeto a eventos y factores imprevistos, en el cual los documentos llegan de diferentes fuentes, son recibidos por diferentes personas en diferentes locaciones, tienen diversos formatos y versiones, y deben ser accedidos y gestionados de manera controlada por muchos usuarios, de manera simultánea. Todo ello da lugar a un 'caos de información' que no solo genera ineficiencias y altos costos operativos, sino también, pone en riesgo la continuidad del negocio.
"Para solucionar este problema, las organizaciones, tradicionalmente, han venido adquiriendo sistemas de gestión documental in-situ o nube que requieren mucho tiempo de evaluación e implementación, así como altos costos de licenciamiento e implementación. En consecuencia, muchas de estas iniciativas 'paperless' se truncan, ya sea por falta de presupuesto, falta de tiempo disponible para el proyecto o simplemente por las dudas que conlleva tomar una decisión de este tipo”, indicó Nelson Cano, CEO de Cima Software.
El ejecutivo sostuvo que DocuClass Lite es una solución que brinda a las organizaciones los siguientes beneficios:
Permite escanear y cargar los documentos en papel o subir documentos digitales al repositorio de DocuClass de una manera fácil desde la interfaz web de DocuClass Lite desde cualquier lugar y en cualquier momento.
DocuClass Litre permite acceder a su información, desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier ambiente. Su equipo de trabajo podrá acceder al mismo documento de manera simultánea y a las diferentes versiones del mismo siempre y de manera instantánea
Permite añadir palabras clave a un documento digitalizado que ayudarán a identificarlos y ser encontrados. La indexación puede ser llevada a cabo de manera manual, reconociendo códigos de barras o por reconocimiento zonal de caracteres. La información estará protegida por una infraestructura nube que cumple con los estándares internacionales a nivel de confiabilidad, disponibilidad, vulnerabilidad y escalabilidad, así como estrictos y robustos controles de seguridad a nivel de aplicación.
Permite tener la capacidad de tener un registro histórico por documento, por usuario, por actividad efectuada y por fecha. El documento puede cambiar con el tiempo, pero no por ello perder información importante.
Puede encontrar cualquier documento de acuerdo a los datos (metadata) con los que fue registrado. Por ejemplo: el nombre, número o tipo de documento, número de cédula, entre muchos otros. También permite utilizar tanto los datos inherentes del sistema, como fecha de registro/carga del documento para poder efectuar búsqueda por fecha o rango de fechas.
Permite un control total sobre la información, tanto a nivel de permisos, control de accesos y auditabilidad y manejo de versiones. De esta manera podrá saber siempre que información tiene, que vigencia tienen, quien la está manejando, prevenir accesos no autorizados.
