Miquel Torner, Director de Odoo México. Foto: cortesía. Portal ERP México.
Las Personas Morales en México (empresas) tienen el tiempo a contrarreloj. Estamos a pocos días para que venza el plazo para presentar la Declaración Anual del ejercicio fiscal 2025, teniendo como fecha límite el 31 de marzo. Para los líderes empresariales esta fecha no es solo un límite administrativo; es la prueba de fuego de la salud financiera de su organización.
Aquellas organizaciones que no cumplan con este plazo podrían hacerse acreedoras a multas que van de los $1,810 hasta los $44,790 pesos, de acuerdo con el artículo 81 del Código Fiscal de la Federación (CFF), esto sin contar los recargos y actualizaciones sobre el saldo insoluto.
Presentar la declaración anual de Personas Morales puede ser un proceso fluido o una pesadilla de último minuto. En un entorno donde el SAT se vuelve cada vez más estricto y digitalizado, el único modo de estar en regla es digitalizarse de igual modo.
Cumplir con esta obligación fiscal, no sólo es un requerimiento para tener una “empresa saludable” sino la llave para entender la rentabilidad real de la operación.
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Declaración anual, el primer paso para tener salud fiscal
Realizar este procedimiento hoy en día es una tarea engorrosa, las empresas se enfrentan a errores humanos, facturas con discrepancias, y más dificultades que podrían hacer que la declaración anual no esté lista para su fecha límite, por ello, Miquel Torner, Director de Odoo México, recomienda apoyarse de la tecnología para dejar de "apagar fuegos" fiscales y empezar a planificar el crecimiento: “Tener una herramienta, como el ERP, ayuda no sólo a que las empresas tengan procesos automatizados y simplificados, sino a tener la información lista para poder realizar procesos fiscales. Este beneficio es solo la punta del iceberg, las empresas obtienen salud fiscal mes con mes, para que al momento de entregar cuentas, el proceso sea mucho más simple y sin dolor”, destacó.
Aunque la tecnología es la mitad de la batalla, Torner enfatiza que una declaración sin complicaciones nace de la combinación de Tecnología, Procesos y Personas, siendo especialmente importante para las PyMEs en crecimiento, donde el error más común es priorizar la operación y postergar el orden contable hasta el último día de marzo.
"Si no previenes, la operación de un año entero a posteriori es un trabajo pesadísimo. Mucha gente va corriendo en la última recta para arreglar errores del pasado", señala Torner, dejando claro que la declaración anual no debería ser una autopsia de lo que pasó el año pasado, sino el reflejo de una gestión ordenada día con día.
El ERP: De "lujo tecnológico" a salvavidas fiscal
Muchos líderes ven un ERP como una herramienta meramente operativa, pero ante cumplimientos normativos como la declaración fiscal, el ERP tiene el potencial de convertirse en estratega fiscal. Torner recomienda adoptar desde el inicio un ERP con la facilidad de integrar una serie de módulos, que le permita no sólo cumplir con requerimientos legales, sino acompañar el crecimiento del negocio, ofreciendo beneficios clave como:
- Automatización de la Conciliación: Un buen sistema compara automáticamente las pólizas contables con los CFDI descargados del SAT, detectando duplicados o facturas canceladas para poder reaccionar a tiempo. Además, ofrece trazabilidad de cada venta, compra o movimiento de inventario, generando un panorama contable en tiempo real.
- Visibilidad en Tiempo Real: Con un ERP, la empresa puede proyectar su impuesto a pagar desde meses antes, así como visualizar la salud de ingresos. “No solo es saber si hubo utilidad, sino bajar a detalle qué campaña de marketing, cadena de montaje o vendedor está impactando el margen, por mencionar unos ejemplos”, comenta Miquel.
- Generación de Reportes Financieros: Los estados financieros complejos pueden ser generados con un par de clics, reduciendo el error humano al mínimo.
“Más allá de que sea un proceso requerido, la declaración fiscal es una oportunidad de conocer el estado actual de tu compañía que te permite trazar rutas y robustecer estrategias. Si conectas un ERP, éste te permite detectar insights para ver a nivel muy detallado qué es lo que fue bien y mal en el año”, declaró el Director de Odoo México.
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Inteligencia Artificial, el dilema de la "Caja Negra"
La inteligencia artificial sigue jugando un papel relevante en los negocios, siendo aplicada para una serie de tareas que van desde la automatización de tareas cotidianas, hasta permitir la toma de decisiones. Sin embargo, ¿qué tan seguro es confiarle mi información fiscal? De acuerdo con Miquel Torner, la IA debe usarse para tareas engorrosas y análisis, no para decisiones de alto riesgo sin supervisión humana.
“Es un error muy común, sobre todo en PyMES, es hacer uso de motores de IA públicos. Cuando le mandas información a una IA, especialmente si es una IA pública, estás enviando esa data a una 'caja negra' de la cual no tienes la certeza de cómo funciona, no puedes entrar a esa 'caja negra' y ver qué está sucediendo, y eso está bien cuando las tareas son de poco riesgo, pero, si vamos a un caso más delicado como ‘hazme una declaración anual’, estás sacrificando tus datos en un proceso que no puedes auditar”, ejemplifica Torner, recordando que el SAT en su Reforma 2026 está exigiendo la auditoría, y agregó que, al ser un proceso de varios pasos y complejo, aún requiere de tecnología especializada en empresas, como la IA embebida dentro del ERP, que funciona solo con datos del mismo negocio, no públicos, permitiendo tener una visibilidad y trazabilidad de lo qué está pasando dentro de esa denominada 'caja negra'.
Alianzas estratégicas que optimiza la oferta
Para robustecer su localización en México, Odoo colabora con más de 100 firmas contables, a través del Programa de Firmas Contables de Odoo, desde grandes logos como KPMG y BDO, hasta despachos locales. Este programa gratuito busca que los contadores utilicen tecnología ERP que les permita tener control total de sus operaciones, al tiempo que Odoo absorbe el expertise fiscal local para mantener su oferta ERP siempre alineada a los cambios del SAT.
“Cada año estamos mejorando nuestro ERP, agregando funcionalidades y módulos para que las empresas puedan cada vez eficientar más sus procesos, y a veces no podemos hacerlo solos, por eso nos aliamos con más de 100 empresas para obtener un ganar-ganar y el objetivo es seguir buscando más gente y que se sumen”, finalizó el Director de Odoo México.
