El 1 de enero de 2027 marcará el primer cambio obligatorio de esta transición, con la reducción de la jornada máxima semanal de 48 a 46 horas y la entrada en vigor de las disposiciones relacionadas con el registro electrónico de la jornada. A partir de entonces, las empresas deberán operar bajo las nuevas reglas, por lo que será necesario revisar desde ahora jornadas, turnos, horas extraordinarias, procesos, documentación y herramientas de control del tiempo.
Este plazo cobra especial relevancia porque, tras la publicación del decreto el 1 de mayo de 2026, comenzó el periodo de transición para que las empresas realicen los ajustes necesarios antes del primer cambio obligatorio, que entrará en vigor el 1 de enero de 2027. A 100 días de esa fecha, las organizaciones deben considerar que el cambio no consiste únicamente en reducir dos horas la jornada semanal; también implica reorganizar turnos, garantizar la cobertura de la operación, definir la política de horas extraordinarias, actualizar documentación y preparar los sistemas con los que se llevará el control del tiempo de trabajo.
Para Cegid, estos 100 días representan el último periodo con el que cuentan las organizaciones para llevar a cabo los ajustes necesarios antes de que comience el cumplimiento obligatorio. El margen de preparación es cada vez más corto, por lo que las empresas deberán identificar cuanto antes los puntos que requieren atención y llevar los cambios del papel a la operación.
La compañía plantea que una reforma de esta magnitud requiere ir más allá del cumplimiento normativo, implica entender cómo funciona actualmente la organización, identificar dónde se encuentran las principales presiones, evaluar distintos escenarios y transformar procesos, turnos y políticas sin perder de vista la continuidad operativa y la productividad.
Bajo esta perspectiva, Cegid identifica una serie de acciones que las empresas pueden poner en marcha para diagnosticar, diseñar, implementar y monitorear los ajustes necesarios, no solo para llegar preparadas al primer cambio de 2027, sino para desarrollar la capacidad de adaptación que requerirá la reducción gradual de la jornada hasta 2030.
El primer paso es entender cómo se trabaja hoy
Antes de modificar horarios o redistribuir personal, las empresas necesitan contar con una fotografía precisa de su operación actual. Durante esta primera etapa, Cegid recomienda contrastar las jornadas reales con las contratadas, mapear los turnos frente a los límites diarios y semanales e identificar las áreas en las que las horas extraordinarias se han convertido en una práctica recurrente. Este análisis será especialmente relevante a partir de 2027, cuando el límite de tiempo extraordinario será de nueve horas semanales, un máximo que aumentará gradualmente hasta llegar a 12 horas en 2030.
El diagnóstico también debe extenderse al terreno contractual. Además de revisar contratos individuales y colectivos, las empresas deberán identificar qué condiciones necesitan actualizarse ante la nueva distribución de la jornada y formalizar los cambios mediante los instrumentos correspondientes, como adendas a los contratos y la actualización del Reglamento Interior de Trabajo. También será necesario identificar cuántas personas trabajan bajo modalidades remotas o híbridas y cómo se registra actualmente su tiempo de trabajo. Esta radiografía permitirá detectar dónde puede generar mayor presión la reducción a 46 horas, qué turnos deberán reorganizarse y qué áreas necesitarán ajustes para mantener la continuidad de la operación.
Adaptar la operación a una jornada de 46 horas
Una vez identificados los puntos anteriores, el siguiente paso será diseñar los ajustes. Las organizaciones deberán analizar distintos escenarios de redistribución de jornadas y cobertura, proyectar el impacto que podrían tener las horas extraordinarias y revisar si sus actuales sistemas de registro están preparados para las nuevas exigencias.
En los casos en los que corresponda, esta etapa también deberá contemplar una estrategia de negociación colectiva, así como políticas claras para la autorización y control del tiempo extraordinario.
Es muy importante recordar que la reducción será gradual, 46 horas semanales en 2027 hasta llegar a 40 en 2030, sin que la disminución pueda implicar una reducción en sueldos, salarios o prestaciones. Por ello, las decisiones que las empresas tomen durante los próximos meses deberán considerar no solo el primer ajuste, sino una transición que continuará durante los siguientes años.
Del diseño a la implementación
El último trimestre de 2026 deberá servir para traducir la planeación en cambios concretos dentro de la operación. Entre las acciones que Cegid identifica en esta etapa se encuentran establecer los acuerdos necesarios para la distribución de la jornada, implementar políticas de autorización previa de horas extraordinarias, capacitar a supervisores y responsables de área y realizar las actualizaciones necesarias en reglamentos y documentación interna.
Como parte de este proceso, las empresas deberán avanzar en la implementación de un registro electrónico de la jornada que vaya más allá de documentar el inicio y la conclusión del tiempo de trabajo. El reto será contar con información precisa y trazable que permita dar seguimiento a las horas trabajadas y ausencias, gestionar las modalidades presenciales, remotas e híbridas, así como tener mayor visibilidad sobre la actividad de la plantilla y anticipar posibles inconsistencias antes de que se conviertan en un problema operativo.
En este sentido, soluciones de control horario como Cegid Visualtime permiten automatizar el seguimiento del tiempo y las ausencias, así como registrar la jornada desde distintos dispositivos, facilitando su gestión tanto para equipos presenciales como híbridos, remotos o móviles. De esta manera, la tecnología no solo contribuye al cumplimiento de las nuevas disposiciones, sino que también se convierte en una herramienta para mejorar la gestión de la jornada y la eficiencia de la operación.
La correcta gestión de este registro será fundamental para reducir riesgos de incumplimiento. La legislación contempla multas de 250 a 5,000 UMA por empleado para las empresas que no atiendan las disposiciones relacionadas con el registro electrónico de la jornada.
Implementar un monitoreo continuo del cumplimiento
A partir de 2027, el reto será dar continuidad a lo implementado mediante un monitoreo permanente de la jornada y de los procesos asociados. Para ello, Cegid recomienda establecer indicadores de cumplimiento, revisar excepciones y correcciones de marcaje, realizar simulacros internos de inspección y ajustar los procesos conforme a las disposiciones que emita la autoridad. Este seguimiento permitirá mantener informada a la dirección sobre posibles riesgos, exposición y costos relacionados con el cumplimiento.
Los meses que restan de 2026 deberán aprovecharse no solo para planear e implementar, sino también para probar los nuevos esquemas. Esto permitirá detectar con anticipación errores de registro, problemas en la cobertura de turnos, diferencias entre las horas previstas y las efectivamente trabajadas, o procesos que todavía requieren ajustes.
“Estos 100 días son el periodo para pasar del diagnóstico a la acción. Diseñar, implementar y probar los cambios antes de que inicie el cumplimiento obligatorio. La tecnología será una parte importante de este proceso. Las empresas necesitan digitalizar la gestión de la jornada y contar con herramientas que garanticen su trazabilidad, acompañadas de procesos claros y personal capacitado para su correcta implementación y seguimiento. Además, debemos tener presente que las 46 horas son solo el primer paso de una transición que continuará hasta 2030, por lo que las decisiones que tomemos hoy también deben preparar a las organizaciones para los ajustes de los próximos años”, explicó Alberto Quintana, Director Hub Norte para Cegid en América Latina.
La reforma laboral implica un proceso de transformación empresarial que irá más allá de enero de 2027.
