Alberto Quintana, Director Hub Norte para Cegid en América Latina. Foto: Karina Rodríguez para Portal ERP México.
A medida que se aproxima la entrada en vigor de la reforma a la jornada laboral en México —que contempla la reducción progresiva de la semana de trabajo y la obligatoriedad del registro de jornada desde el próximo 1 de enero—, las organizaciones enfrentan un reto de dos vías: adaptarse a un marco regulatorio estricto y reestructurar sus modelos de operación sin afectar la productividad.
A partir de 2027, las empresas deben garantizar un registro electrónico mediante el cual deberán documentar la jornada de cada colaborador, así como asegurar que esté disponible cuando la autoridad lo requiera, siendo un elemento de prueba para acreditar la jornada laboral.
Pese al impacto que esto representa, y de que la fecha de entrada en vigor de esta Reforma está cada vez más próximo, aún son muchas las organizaciones que han adoptado una postura conservadora a la espera de prórrogas o disposiciones secundarias de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. Este aplazamiento en la toma de decisiones puede poner en riesgo la continuidad productiva en las compañías.
Rediseño operativo frente a la carga financiera
Uno de los principales temores empresariales ante la reducción de horas es la necesidad inmediata de incrementar la plantilla o asumir costos extraordinarios por pago de tiempo extra. Sin embargo, la realidad sugiere que una reorganización basada en la eficiencia y el uso de tecnología avanzada permite absorber la modificación horaria.
En sectores con esquemas de turnos continuos, la planificación estratégica de relevos resulta fundamental. Asimismo, la adopción de herramientas tecnológicas automatizadas e inteligencia artificial permite identificar y mitigar tiempos muertos y tareas sin valor agregado.
"No necesariamente se tiene que contratar más personal para cubrir esta reducción de jornada. Hay muchas áreas de oportunidad en modificar mi operación actual para eliminar tiempos muertos, actividades repetitivas, tareas que no aportan valor ninguno a la operación, y no implica que tenga que contratar personal adicional o incluso ni siquiera pagar horas extras, todo se trata de planeamiento y estrategia" destaca Alberto Quintana, Director Hub Norte para Cegid en América Latina, en entrevista para Portal ERP México.
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Control digital y trazabilidad del tiempo extraordinario
El cumplimiento legal de los nuevos límites a la jornada requiere un control riguroso de las horas extras. La implementación de topes operativos —como el esquema máximo de 4 horas extras al día durante 4 días a la semana (4x4) y el límite acumulado de 12 horas extras semanales— vuelve obsoletos los registros manuales o desconectados.
En este sentido, las soluciones de gestión de tiempo modernas exigen integración nativa con los sistemas de Nómina y ERP para automatizar las alertas preventivas ante posibles sobrepasos y garantizar la correcta liquidación de horas dobles y triples. Esta trazabilidad técnica debe extenderse por igual a esquemas presenciales, remotos y de campo, utilizando plataformas móviles con geolocalización.
"Necesitamos sí o sí herramientas tecnológicas que nos alerten a evitar rebasar esos topes y en consecuencia evitar los incumplimientos y las penalizaciones por parte de la Secretaría del Trabajo. Si una solución de gestión del tiempo no se integra con el resto de las soluciones de la empresa, puede acarrear importantes problemas de gestión", agrega Quintana.
La gestión del cambio cultural como pilar estratégico
Más allá de los aspectos jurídicos o de la infraestructura del software, la transición exige un cambio de hábitos organizacionales que debe permear desde la alta dirección hasta la base operativa. Si la medición de horarios y descansos no se comunica de forma transparente como un beneficio de salud ocupacional y balance vida-trabajo, existe el riesgo de que los colaboradores perciban el registro como una medida de vigilancia excesiva.
La actualización masiva de contratos mediante adendas y las negociaciones colectivas con representaciones sindicales exigen una preparación con meses de anticipación. "Si tú no le transmites al colaborador que esto es un beneficio para él va a ser más difícil la gestión del cambio. Pero si le explicamos adecuadamente que no solo es por norma, sino que va a traer importantes beneficios para él mismo, es cuando la transición es efectiva. Pero para que se logre este cambio de manera indolora, se tiene que hacer desde ya, porque un cambio de hábito no se logra en una semana", puntualiza el Director Hub Norte para Cegid en América Latina.
Con la primera reducción cada vez más cerca, Cegid planteó cinco decisiones que las organizaciones pueden poner en marcha desde ahora para avanzar de la planeación a la implementación: diagnosticar la jornada real, simular escenarios, rediseñar la operación, digitalizar el registro y la gestión del tiempo, y gestionar el cambio para impulsar nuevas conductas dentro de las organizaciones.
Mediante su solución Cegid Visualtime, las organizaciones pueden digitalizar y centralizar la gestión del tiempo, horarios, turnos e incidencias, así como obtener mayor visibilidad sobre las horas efectivamente trabajadas.
El llamado para el tejido empresarial mexicano, es a visualizar esta reforma laboral no solo como una obligación punitiva, sino como un catalizador para la transformación digital y la optimización integral de sus procesos. La anticipación en la implementación de herramientas integradas y la reestructuración operativa marcarán la diferencia entre un costo operativo adicional y una mejora sustancial en la efectividad organizacional
