O calendário de transição para a faturação eletrónica em Portugal exige um acompanhamento contínuo por parte do tecido empresarial. Ao abrigo do Orçamento do Estado para 2026, foi determinada a prorrogação da dispensa da utilização de documentos eletrónicos estruturados no âmbito dos contratos públicos (B2G) para as micro, pequenas e médias empresas (PMEs), bem como para as entidades públicas na qualidade de co-contratantes, até 31 de dezembro de 2026.
Esta medida legislativa permite que as faturas em formato PDF continuem a ser aceites, a título transitório, no âmbito deste regime, ainda que, tecnicamente, este formato corresponda apenas a uma representação visual e não a um documento eletrónico estruturado para efeitos legais. Findo o regime transitório atualmente previsto, a faturação eletrónica nos contratos públicos (B2G) deverá cumprir os requisitos aplicáveis aos documentos eletrónicos estruturados segundo a norma CIUS-PT, utilizando o formato standard XML para o processamento automático de dados de forma a garantir a integridade e a autenticidade da informação.
No modelo de transações entre empresas privadas (B2B), mantêm-se em vigor as obrigatoriedades de certificação de software, reporte e integridade documental, sem a exigência universal deste formato XML. Contudo, no mercado corporativo, tem-se observado que algumas grandes empresas começam a solicitar este formato eletrónico estruturado aos seus fornecedores, levando a que a antecipação a uma futura obrigatoriedade legal seja vista como uma opção ponderada por parte de algumas PMEs.
Paralelamente, a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) mantém a obrigatoriedade da inclusão do código ATCUD (Código Único de Documento) em todas as faturas e documentos fiscalmente relevantes emitidos no país. Este identificador, que resulta da junção do código de validação da série atribuído pela AT e do número sequencial do documento, deve constar obrigatoriamente em conjunto com o código QR, facilitando a identificação e a verificação do documento pela administração fiscal.
O incumprimento destas diretivas fiscais acarreta sanções financeiras severas sob o abrigo do Regime Geral das Infrações Tributárias (RGIT). A falta de emissão ou a emissão de faturas fora do prazo legal estipulado pode resultar em coimas que variam entre os 300 e os 7.500 euros por cada documento para as pessoas coletivas. Adicionalmente, a ausência de submissão dos dados de faturação à administração fiscal dentro dos prazos regulamentares prevê penalizações que oscilam também entre os 400 e os 7.500 euros.
A evolução do enquadramento regulatório obriga os fornecedores de software de gestão a adaptar as suas aplicações para assegurar o cumprimento das exigências legais. Estas adaptações procuram responder à necessidade de automatização das obrigações declarativas e reduzir o risco de inconformidades legais no processamento diário dos dados financeiros. Para assegurar a conformidade, os sistemas devem garantir a autenticidade da origem e a integridade dos documentos eletrónicos, recorrendo, quando aplicável, a assinaturas eletrónicas qualificadas ou selos eletrónicos, nos termos da legislação em vigor.
Paralelamente ao arquivo e reporte de faturação, o ecossistema tecnológico empresarial acompanha com atenção o calendário do SAF-T da Contabilidade. Embora o SAF-T da Faturação se encontre plenamente operacional com submissões mensais, a obrigatoriedade associada à área contabilística foi novamente adiada, estimando-se a sua entrada em vigor definitiva para os exercícios fiscais de 2027 ou 2028.
Até ao final de 2026, as PMEs abrangidas pelo regime transitório podem continuar a emitir faturas em PDF nos contratos públicos abrangidos pela prorrogação. Paralelamente, devem assegurar que utilizam software certificado, cumprem as obrigações fiscais em vigor e mantêm os requisitos associados ao ATCUD e ao código QR nos documentos fiscalmente relevantes.
